Afinitní diagram organizuje získané údaje do určitých skupin a specifikuje klíčové myšlenky a témata. Výsledek vy­plývající z aplikace tohoto nástroje je zpravidla využíván při aplikaci dalších nástrojů pro plánování a zlepšování procesů. Konstrukce afinního diagramu vychází z tzv. principu afinity neboli příbuznosti.

Vlastní postup při konstrukci afinitního diagramu můžeme shr­nout do čtyř kroků, které jsou většinou postupně prováděny týmem pracovníků, protože se jedná o kreativní úkol vyžadují­cí analýzu myšlenek a určení společných znaků pro velké množství údajů. Průmyslový inženýr jako jednotlivec může tento diagram konstruovat i samostatně, ale protože jde o tvo­řivý proces, nebude nikdy tak efektivní jako tým. Čtyři kroky konstrukce diagramu jsou:

• Shromáždění údajů: Tento krok začíná sběrem maximálního možného počtu myšlenek, nápadů, názorů, očekávání i problé­mů souvisejících s ústředním tématem (úkolem nebo otázkou) jako jednotlivých datových elementů. Během tohoto kroku je důležité, aby každý člen týmu přispěl ke genezi údajů. Každý z těchto údajů je napsán na samostatný papír (kartičku). Tyto kartičky jsou potom umístěny na dostatečně velkou plochu ja­ko např. na stůl, zeď, tabuli či okno. Umisťování kartiček na zvolenou plochu nemá v tomto kroku žádný řád ani systém.
• Třídění údajů: Po umístění kartiček s jednotlivými údaji je začnou členové týmu uspořádávat do podle nich logických cel­ků. Tým provádí tuto činnost společně, bez hodnocení a disku­zí k jednotlivým výběrům. Každý člen týmu má právo přeskupovat kartičky do celků podle svého vlastního uvážení. Pro tento krok je vhodné stanovit určitý limit (např. 15 minut), podporovat účast členů tak, aby přešlo první „chaotické“ pře­sunování lístků brzy do určitého řádu a tým dospěl ke shodě, co se jednotlivých skupin údajů týče.
• Výběr záhlaví: V dalším kroku je třeba rozhodnout o záhlaví (titulku) pro každou vytříděnou skupinu. Záhlaví musí vyjad­řovat a odrážet hlavní myšlenku nebo téma, podle kterého pod ní byly jednotlivé kartičky s údaji přiřazeny. V případě řešení nějakého problému je vhodné, aby byla záhlaví tvořena úplnou větou, která vyjadřuje nějakou z aktivit nebo konkrétních čin­ností vedoucích k řešení daného ústředního problému.
• Revize diagramu: Potom, co byla vybrána záhlaví, nastává čas pro revizi a „vytříbení“ položek umístěných v jednotlivých skupinách. Zároveň je však možné revidovat i jednotlivá zá­hlaví do té doby, dokud není diagram stabilizován a týmem při­jat jako konečný. Takový diagram potom přináší řád i systém do původního souboru zdánlivě nesouvisejících údajů.

Afinitní diagram je velmi účinným nástrojem pro zpracování nečíselných údajů. Rychle a efektivně třídí údaje do logických celků. Je zároveň vhodný pro řešení ostrých problémů, do kte­rých vnáší nové kreativní myšlenky.